TERMINI DI SERVIZIO – AGENDLY

Servizio Software as a Service (SaaS) – Piattaforma di gestione chiamate e appuntamenti tramite agente vocale basato su intelligenza artificiale

Ultimo aggiornamento: 17/02/2026

Fornitore: Agendly S.r.l. (P.IVA 04236380137), Sede legale Via ai Crotti 39, 22031 Albavilla (CO), Italia – Email: info@agendly.ai – PEC: agendly@namirialpec.it.

Cliente/Utente: la persona fisica o giuridica che si registra alla Piattaforma e accetta i presenti Termini (di seguito, “Cliente”).

Accettando i presenti Termini, il Cliente conclude un contratto con Agendly S.r.l. per l’accesso e l’utilizzo del Servizio. Alcune funzionalità e/o livelli di utilizzo possono essere soggetti a condizioni commerciali separate (ordine, offerta o proposta commerciale), che non modificano la disciplina generale d’uso, sicurezza, dati e responsabilità qui prevista, salvo espresso accordo scritto tra le Parti.

1. Parti

1.1 Le Parti del presente contratto sono: (i) Agendly S.r.l. (“Agendly” o “Fornitore”); e (ii) il soggetto che accetta i presenti Termini in sede di registrazione (“Cliente”).

1.2 Agendly e il Cliente, congiuntamente, le “Parti”.

2. Premesse e definizioni

2.1 Agendly è titolare esclusiva della piattaforma software in modalità cloud denominata “Agendly”, destinata a professionisti e organizzazioni, che consente la gestione automatizzata di chiamate telefoniche e la raccolta delle informazioni necessarie alla fissazione di appuntamenti tramite agente vocale basato su intelligenza artificiale.

2.2 Il Cliente intende utilizzare il Servizio nell’ambito della propria attività professionale, assumendo la piena responsabilità delle finalità e delle modalità operative con cui il Servizio viene impiegato (es. gestione delle chiamate, agenda, contatti).

2.3 Il presente contratto costituisce accordo atipico ex art. 1322 c.c., avente ad oggetto la fornitura continuativa del Servizio e la concessione di una licenza d’uso non esclusiva e temporanea del software, senza trasferimento di proprietà.

2.4 Le Premesse e gli Allegati formano parte integrante e sostanziale dei Termini.

2.5 Definizioni principali:

“Servizio” o “Piattaforma”: l’applicazione cloud Agendly e le funzionalità descritte nei presenti Termini e negli Allegati (inclusi eventuali aggiornamenti).
“Utenti Autorizzati”: persone fisiche autorizzate dal Cliente (dipendenti/collaboratori) ad accedere al Servizio con proprie credenziali.
“Dati del Cliente”: dati e contenuti immessi dal Cliente o raccolti tramite il Servizio per conto del Cliente (incl. dati personali).
“Dati Personali”: dati personali ai sensi del Reg. (UE) 2016/679 (GDPR).
“DPA”: l’Accordo di Trattamento Dati (Allegato C) ai sensi dell’art. 28 GDPR.
“SLA”: livelli di servizio, manutenzione e supporto (Allegato B).
“Sub-responsabili”: fornitori terzi impiegati da Agendly per l’erogazione del Servizio (Allegato E).
“Documentazione”: la documentazione tecnica e funzionale resa disponibile da Agendly al Cliente (manuali, guide, knowledge base, specifiche API, note di rilascio e policy tecniche), anche online, come aggiornata di volta in volta.

3. Oggetto del Servizio

3.1 Agendly fornisce al Cliente, che accetta, il Servizio in modalità SaaS mediante accesso remoto via Internet, secondo la Descrizione del Servizio di cui all’Allegato A.

3.2 Il Servizio include, salvo diversa pattuizione scritta: (i) accesso alla dashboard web; (ii) agente vocale AI per gestione chiamate inbound/outbound; (iii) raccolta delle informazioni necessarie alla fissazione degli appuntamenti e relativa registrazione; (iv) hosting dell’infrastruttura cloud; (v) manutenzione correttiva e aggiornamenti di sicurezza; (vi) supporto tecnico secondo SLA.

3.3 Eventuali servizi professionali aggiuntivi (configurazioni avanzate, integrazioni, formazione, personalizzazioni, migrazioni) potranno essere oggetto di separato ordine/quotazione scritta.

3.4 Agendly può aggiornare e modificare il Servizio per ragioni tecniche, di sicurezza o normative, mantenendo inalterata la funzionalità essenziale del Servizio, e informando il Cliente nei limiti del ragionevole e del possibile.

4. Licenza d’uso e Proprietà Intellettuale

4.1 Agendly concede al Cliente, per la durata del rapporto contrattuale, una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile del software, limitata agli scopi interni del Cliente e all’uso conforme ai presenti Termini.

4.2 Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà sul software, sui modelli, sul codice sorgente, sulle interfacce, sugli algoritmi, sui database e sulla documentazione tecnica. Tutti i diritti di proprietà intellettuale restano in capo ad Agendly o ai rispettivi titolari.

4.3 È vietato (salvo limiti inderogabili di legge): copiare, riprodurre, modificare, decompilare, effettuare reverse engineering, aggirare misure di sicurezza, creare opere derivate, o utilizzare il Servizio per sviluppare un prodotto concorrente.

4.4 È vietato rimuovere o alterare avvisi di copyright, marchi e altre indicazioni proprietarie presenti nel Servizio.

5. Registrazione, credenziali e sicurezza degli accessi

5.1 La registrazione e l’attivazione dell’account avvengono tramite la Piattaforma. Alcune funzionalità possono richiedere attività preliminari di onboarding o configurazione, come descritto al successivo art. 5.6.

5.2 Il Cliente riceve credenziali di accesso e/o crea credenziali per gli Utenti Autorizzati. Il Cliente è tenuto a custodire con diligenza le credenziali, mantenerle riservate e adottare misure idonee a prevenirne l’uso non autorizzato.

5.3 Ogni operazione effettuata tramite credenziali del Cliente o dei suoi Utenti Autorizzati si presume eseguita dal Cliente. In caso di sospetto accesso non autorizzato, il Cliente informa tempestivamente Agendly.

5.4 Il Cliente è responsabile della propria connettività Internet, dei dispositivi e delle configurazioni locali necessarie all’accesso.

5.5 Ai fini della messa in operatività del Servizio (“Data di Attivazione”), potranno rendersi necessarie attività preliminari e di onboarding; eventuali date di avvio indicate in fase informativa hanno natura indicativa, salvo diverso accordo scritto.

5.6 A titolo esemplificativo, l’onboarding può includere: (i) configurazione dell’account e delle credenziali; (ii) configurazione e test delle integrazioni (es. calendari, strumenti di meeting); (iii) impostazione delle istruzioni operative e/o del “prompt” dell’agente vocale; (iv) attivazione e/o portabilità della numerazione dedicata presso l’operatore telefonico, ove prevista; (v) collaudo funzionale. Il Cliente si impegna a collaborare in buona fede e a fornire tempestivamente informazioni, autorizzazioni, documentazione e accessi ragionevolmente necessari.

5.7 Eventuali ritardi o rallentamenti nell’operatività del Servizio dovuti (i) a mancate/ritardate attività o autorizzazioni del Cliente, (ii) a necessità di coordinamento con l’organizzazione interna del Cliente o con fornitori/terzi sotto il controllo del Cliente, e/o (iii) a tempi tecnici e adempimenti regolatori richiesti dall’operatore telefonico per l’attivazione/intestazione della numerazione, non sono imputabili ad Agendly e non costituiscono inadempimento.

5.8 Numero telefonico dedicato e intestazione (ove previsto). Ove concordato, Agendly renderà disponibile un numero telefonico dedicato/personalizzato (anche in portabilità), sul quale verranno instradate le chiamate gestite dal Servizio. Salvo diverso patto scritto, la numerazione è intestata direttamente al Cliente quale utilizzatore finale (end-user), in conformità alle regole dell’operatore telefonico e alla normativa applicabile in materia di comunicazioni elettroniche. Il Cliente si impegna a fornire tutta la documentazione richiesta dall’operatore telefonico, garantendone veridicità e aggiornamento. L’operatore telefonico può richiedere verifiche ulteriori, rifiutare o revocare l’attivazione della numerazione in caso di documentazione incompleta/non conforme o per requisiti regolatori; in tali ipotesi Agendly non potrà essere ritenuta responsabile per l’indisponibilità della numerazione o per i relativi tempi tecnici.

5.9 Protezione dei dati per l’intestazione della numerazione. La documentazione e i dati personali raccolti ai fini dell’intestazione della numerazione sono trattati nel rispetto del GDPR e della normativa nazionale applicabile, secondo i principi di liceità, minimizzazione e limitazione della conservazione, e sono comunicati, nei limiti necessari, all’operatore telefonico e/o ai sub-responsabili coinvolti per l’erogazione del Servizio, come descritto nel DPA (Allegato C) e nell’elenco Sub-responsabili (Allegato E).

6. Supporto, manutenzione e livelli di servizio (SLA)

6.1 I livelli di disponibilità, le finestre di manutenzione e i tempi di presa in carico sono definiti nell’Allegato B (SLA).

6.2 Gli interventi di manutenzione programmata, comunicati con ragionevole preavviso, non costituiscono disservizio e sono esclusi dal calcolo dell’uptime garantito, così come le interruzioni dovute a cause di forza maggiore o a fatti imputabili al Cliente o a terzi sotto il controllo del Cliente.

6.3 Il supporto tecnico è erogato secondo i canali e gli orari indicati nello SLA. Il Cliente si impegna a fornire informazioni accurate per la diagnosi (es. descrizione del problema, log, screenshot).

7. Obblighi del Cliente e condizioni d’uso

7.1 Il Cliente utilizza il Servizio nel rispetto della normativa applicabile (incl. GDPR, normativa telecomunicazioni, Registro Pubblico delle Opposizioni ove applicabile, norme deontologiche e ogni altra disposizione pertinente) e delle istruzioni d’uso del Servizio.

7.2 Il Cliente è l’unico responsabile: (i) della liceità dei dati inseriti o raccolti tramite il Servizio; (ii) delle basi giuridiche e informative verso gli interessati; (iii) delle scelte operative (es. script, messaggi, modalità di contatto, fasce orarie, gestione consensi).

7.3 Il Cliente garantisce di disporre di tutti i diritti e autorizzazioni necessari per trattare e comunicare ad Agendly i Dati del Cliente e per effettuare le chiamate/contatti tramite il Servizio.

7.4 È vietato utilizzare il Servizio per attività illecite o abusive, incluse a titolo esemplificativo: spam, telemarketing non conforme, molestie telefoniche, frodi, violazioni di diritti di terzi, diffusione di contenuti illeciti o lesivi, tentativi di intrusione o interferenza con i sistemi.

7.5 Il Cliente risponde dell’operato dei propri Utenti Autorizzati e garantisce che essi rispettino i presenti Termini.

7.6 Documentazione e requisiti tecnici. Il Cliente dichiara di aver compreso finalità e modalità del Servizio e di essere in possesso di adeguate competenze e requisiti tecnici per l’utilizzo (incl. connettività, sistemi, credenziali, integrazioni). Il Cliente si impegna a rispettare la Documentazione e le policy tecniche rese disponibili da Agendly; l’uso non conforme resta a esclusivo rischio del Cliente.

7.7 Sicurezza credenziali e usi fraudolenti. Il Cliente adotta idonee misure organizzative e tecniche per proteggere le credenziali e gli account (es. gestione utenti, autenticazione forte ove disponibile, revoca tempestiva degli accessi, policy password). Agendly non è responsabile per accessi o operazioni fraudolente poste in essere da terzi o da Utenti Autorizzati del Cliente in violazione di policy interne; resta inteso che verifica, monitoraggio e prevenzione sono in capo al Cliente. In caso di sospetto abuso il Cliente deve informare immediatamente Agendly, che potrà avviare procedure di ripristino delle credenziali e, ove necessario, sospendere temporaneamente gli accessi per contenere l’incidente.

7.8 Accettazioni privacy e configurazioni. L’attivazione e l’uso del Servizio presuppongono l’accettazione degli Allegati applicabili (in particolare DPA e Allegato E) nonché, ove previsto, delle informative e impostazioni privacy rese disponibili in Piattaforma; in mancanza, Agendly può sospendere l’erogazione fino a regolarizzazione.

8. Protezione dei dati, GDPR, sicurezza e retention

8.1 Ruoli GDPR. Il Cliente agisce quale Titolare del trattamento dei Dati Personali trattati tramite il Servizio; Agendly è nominata Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo quanto previsto nell’Allegato C (DPA).

8.2 Trattamenti e categorie di dati. Il Servizio può trattare, a titolo esemplificativo: nome e cognome, recapiti (telefono/email), dati di appuntamento (data/ora, motivo generico), e – se attivate – trascrizioni e/o registrazioni. Il Cliente si impegna a non inserire nel Servizio categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati giudiziari (art. 10 GDPR), salvo previa valutazione e specifiche istruzioni documentate, nonché adeguate misure di sicurezza.

8.3 Misure di sicurezza. Agendly adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR, incluse: cifratura dei dati in transito (TLS), controlli di accesso e segregazione logica, logging e monitoraggio, procedure di backup e ripristino, gestione delle vulnerabilità e patching.

8.4 Data breach. In caso di violazione di dati personali relativa ai trattamenti svolti da Agendly quale Responsabile, Agendly informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 48 ore dalla scoperta, fornendo le informazioni disponibili per consentire al Cliente gli adempimenti di legge.

8.5 Conservazione (retention). Salvo diverse istruzioni documentate del Cliente: (i) i dati raccolti per la gestione degli appuntamenti sono conservati per un periodo massimo standard di 30 (trenta) giorni, decorso il quale sono cancellati o anonimizzati; (ii) i log tecnici di sicurezza possono essere conservati per periodi più lunghi, in forma minimizzata, per finalità di sicurezza e compliance; (iii) i dati amministrativi/fiscali sono conservati nei termini di legge.

8.6 Configurazioni avanzate. Agendly può rendere disponibili, su richiesta e ove tecnicamente compatibile, configurazioni avanzate di minimizzazione e non persistenza dei dati (es. “zero retention operativa”), finalizzate a evitare la conservazione di contenuti conversazionali oltre il tempo strettamente necessario all’esecuzione della singola chiamata e alla produzione dell’esito del Servizio. Il Cliente prende atto che tali configurazioni possono comportare limitazioni delle funzionalità di storico e reportistica.

8.7 Sub-responsabili e trasferimenti. Agendly può avvalersi di Sub-responsabili indicati nell’Allegato E. Eventuali trasferimenti extra SEE avverranno nel rispetto del Capo V GDPR (es. SCC e misure supplementari), come dettagliato nel DPA.

8.8 Modelli di intelligenza artificiale e divieto di addestramento. Agendly utilizza, nell’ambito del Servizio, modelli di intelligenza artificiale basati su tecnologie open source o comunque configurati in modalità tale da non prevedere l’utilizzo dei Dati del Cliente per finalità di addestramento, ri-addestramento o miglioramento di modelli di intelligenza artificiale generali. I Dati del Cliente sono trattati esclusivamente per l’erogazione del Servizio e per gli adempimenti di legge.

8.9 Informativa per i referenti del Cliente. I dati personali dei referenti/contatti del Cliente (es. nominativi, recapiti, cariche) e la documentazione eventualmente fornita per finalità amministrative e/o per l’intestazione della numerazione telefonica dedicata sono trattati da Agendly quale Titolare del trattamento per finalità connesse alla gestione del rapporto e agli adempimenti di legge, secondo quanto indicato nell’Informativa di cui all’Allegato F.

9. Proprietà dei dati, portabilità e restituzione

9.1 I Dati del Cliente restano di esclusiva titolarità del Cliente. Agendly non acquisisce alcun diritto di proprietà sui Dati del Cliente.

9.2 Il Cliente concede ad Agendly una licenza limitata, non esclusiva e gratuita, valida per la durata del rapporto, a trattare i Dati del Cliente esclusivamente per l’erogazione del Servizio, per il supporto e per l’adempimento di obblighi di legge.

9.3 Il Cliente può richiedere l’esportazione dei Dati del Cliente in formato elettronico strutturato e di uso comune (es. CSV/JSON), secondo le modalità indicate da Agendly.

9.4 Alla cessazione del rapporto, Agendly renderà disponibili i Dati del Cliente per l’esportazione per un periodo di 30 (trenta) giorni, decorsi i quali procederà alla cancellazione sicura entro i successivi 10 (dieci) giorni, salvo obblighi di conservazione di legge o quanto previsto dal DPA e dai cicli tecnici di backup.

10. Riservatezza

10.1 Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le Informazioni Riservate apprese in relazione ai presenti Termini e a non divulgarle a terzi né utilizzarle per finalità diverse dall’esecuzione del rapporto, salvo consenso scritto dell’altra Parte o obblighi di legge.

10.2 Per “Informazioni Riservate” si intendono, a titolo esemplificativo: credenziali, configurazioni, dati e contenuti del Cliente, informazioni tecniche e di sicurezza, know-how, documentazione e comunicazioni tra le Parti.

10.3 Le Parti possono comunicare Informazioni Riservate ai propri dipendenti/collaboratori e Sub-responsabili che ne abbiano necessità, imponendo obblighi di riservatezza almeno equivalenti.

10.4 L’obbligo di riservatezza permane per 5 (cinque) anni dalla cessazione del rapporto; per i segreti commerciali e i dati personali, finché l’informazione resta confidenziale secondo legge.

11. Manleva, limitazione di responsabilità e forza maggiore

11.1 Manleva. Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne Agendly da qualsiasi pretesa, sanzione, danno, costo o spesa (incl. spese legali) derivante da: (i) utilizzo del Servizio da parte del Cliente e/o degli Utenti Autorizzati in violazione di legge, della Documentazione o dei Termini; (ii) dati, contenuti, script, prompt, messaggi o istruzioni forniti dal Cliente; (iii) istruzioni del Cliente impartite ad Agendly; (iv) violazione di diritti di terzi imputabile al Cliente; (v) violazioni di obblighi privacy, comunicazioni commerciali e/o normative di settore (incl. marketing telefonico, registrazione chiamate, informative/consensi), imputabili al Cliente; (vi) contestazioni, richieste o provvedimenti di terzi (incl. interessati, operatori telefonici e Autorità) connessi all’utilizzo del numero telefonico dedicato e/o alle comunicazioni effettuate tramite il Servizio, ove imputabili al Cliente.

11.2 Limitazione. Salvo dolo o colpa grave e nei limiti inderogabili di legge (art. 1229 c.c.), Agendly non sarà responsabile per danni indiretti o consequenziali, incluse a titolo esemplificativo perdita di profitto, interruzione attività, perdita di clientela, danni reputazionali, perdita di dati non imputabile ad Agendly.

11.3 Cap di responsabilità. Salvo dolo o colpa grave e nei limiti inderogabili di legge, la responsabilità complessiva di Agendly per danni diretti derivanti dal rapporto non potrà eccedere l’importo complessivo effettivamente corrisposto dal Cliente ad Agendly nei 12 mesi precedenti l’evento che ha dato causa al danno, come risultante dagli accordi commerciali applicabili.

11.4 Esclusioni. Agendly non risponde di disservizi o danni dovuti a: (i) connettività/strumenti del Cliente; (ii) software o integrazioni di terze parti non sotto il controllo di Agendly; (iii) uso non conforme del Cliente; (iv) manutenzioni programmate; (v) forza maggiore.

11.5 Forza maggiore. Nessuna Parte sarà responsabile per inadempimenti dovuti a eventi di forza maggiore (es. calamità naturali, atti di autorità, guerre, attacchi informatici su larga scala, blackout). La Parte colpita ne dà comunicazione all’altra e si adopera per ridurre gli effetti.

12. Sospensione del Servizio

12.1 Agendly può sospendere in tutto o in parte il Servizio (anche senza preavviso nei casi urgenti) se: (i) il Cliente viola la legge o i Termini; (ii) vi è rischio per la sicurezza o stabilità del sistema; (iii) vi sono ordini/richieste dell’Autorità; (iv) vi è abuso o utilizzo anomalo che possa pregiudicare il Servizio o terzi; (v) si rendono necessarie manutenzioni straordinarie urgenti; (vi) nei casi previsti da eventuali accordi commerciali applicabili (es. mancato adempimento di obblighi amministrativi o contrattuali).

12.2 Ove tecnicamente possibile, Agendly informerà tempestivamente il Cliente indicando la causa. Il Servizio sarà riattivato una volta rimosse le cause di sospensione, salvo risoluzione/cessazione del rapporto.

13. Durata e cessazione

13.1 I presenti Termini si applicano dalla loro accettazione e restano in vigore fino alla cessazione dell’account del Cliente o fino a diversa cessazione del rapporto tra le Parti.

13.2 Il Cliente può richiedere la cancellazione del proprio account e la cessazione del rapporto secondo le modalità rese disponibili in Piattaforma o contattando l’assistenza, fermo restando quanto necessario per obblighi di legge e per la gestione tecnica di restituzione/cancellazione dei dati ai sensi dell’art. 9 e del DPA.

13.3 Agendly può risolvere il rapporto, ai sensi dell’art. 1456 c.c. (clausola risolutiva espressa), mediante comunicazione scritta, nei seguenti casi: (i) violazione della licenza d’uso o dei diritti di proprietà intellettuale; (ii) uso illecito o non conforme del Servizio; (iii) caricamento/gestione di dati o contenuti illeciti o lesivi di diritti di terzi; (iv) violazione grave degli obblighi di riservatezza; (v) violazione grave degli obblighi del Cliente di cui all’art. 7.

13.4 Effetti. In caso di risoluzione o cessazione, cessano immediatamente i diritti di utilizzo del Servizio. Restano fermi gli obblighi di riservatezza, le clausole su limitazione di responsabilità e manleva, nonché la disciplina su restituzione/cancellazione dei dati.

14. Comunicazioni

14.1 Le comunicazioni ufficiali tra le Parti avverranno per iscritto a mezzo PEC o raccomandata A/R agli indirizzi indicati in apertura o comunicati successivamente per iscritto.

14.2 Le comunicazioni operative (supporto, notifiche di servizio) potranno avvenire anche via email ordinaria o tramite dashboard.

15. Legge applicabile e Foro competente

15.1 I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

15.2 Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione dei Termini sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano, con espressa esclusione di ogni altro foro concorrente o alternativo, nei limiti consentiti dalla legge.

16. Disposizioni finali

16.1 Intero accordo. I Termini, inclusi gli Allegati, costituiscono l’intero accordo tra le Parti e sostituiscono ogni intesa precedente sul medesimo oggetto.

16.2 Nullità parziale. L’eventuale nullità o inefficacia di una clausola non comporta la nullità dell’intero contratto; la clausola sarà sostituita da disposizione valida che ne rispecchi la ratio.

16.3 Cessione. Il Cliente non potrà cedere il rapporto o i diritti derivanti dai Termini senza previo consenso scritto di Agendly. Agendly potrà cedere il rapporto nell’ambito di operazioni straordinarie (fusione, cessione d’azienda), previa comunicazione al Cliente.

16.4 Modifiche dei Termini. Agendly può aggiornare i Termini per esigenze tecniche, di sicurezza o normative. In caso di modifiche sostanziali, Agendly darà comunicazione con ragionevole preavviso tramite Piattaforma o email. L’uso continuato del Servizio successivamente alla data di efficacia delle modifiche costituisce accettazione delle stesse, salvo diversa previsione inderogabile di legge.

16.5 Lingua. In caso di traduzioni, fa fede la versione in lingua italiana.

16.6 Referenze e uso del marchio. Salvo diverso accordo scritto, il Cliente autorizza Agendly a indicare il nome e il logo del Cliente quale riferimento commerciale (es. sito web, presentazioni e materiali promozionali), senza divulgare Informazioni Riservate o Dati del Cliente. Agendly si impegna a non utilizzare il marchio in contesti idonei a ledere il decoro o la reputazione del Cliente. Il Cliente può revocare tale autorizzazione in qualsiasi momento con comunicazione scritta; la revoca avrà effetto per l’avvenire entro un termine ragionevole.

Allegati

Allegato A – Descrizione del Servizio e funzionalità
Allegato B – SLA (disponibilità, manutenzione, supporto)
Allegato C – Accordo di Trattamento Dati (DPA) ex art. 28 GDPR
Allegato E – Elenco Sub-responsabili e localizzazione/trasferimenti (se applicabile)
Allegato F – Informativa sul trattamento dei dati personali dei referenti del Cliente (art. 13 GDPR)

ALLEGATO A – DESCRIZIONE DEL SERVIZIO E FUNZIONALITÀ

A.1 Il Servizio consiste in una piattaforma SaaS che permette al Cliente di:

configurare un agente vocale basato su intelligenza artificiale per gestire chiamate telefoniche in ingresso e/o in uscita;
raccogliere informazioni necessarie alla fissazione di appuntamenti (es. disponibilità, dati di contatto, richiesta);
registrare l’esito delle chiamate e degli appuntamenti e consultare report e log applicativi disponibili in dashboard;
integrare, ove disponibile, il Servizio con strumenti terzi (es. calendari, sistemi di meeting, webhook/API).

A.2 Agendly può rendere disponibili diverse configurazioni e funzionalità opzionali (es. trascrizioni, registrazioni, regole di instradamento avanzate, retention avanzata). L’abilitazione di tali opzioni avviene secondo quanto reso disponibile in Piattaforma o concordato per iscritto.

A.3 Requisiti: accesso Internet, dispositivi compatibili e browser aggiornato; eventuali requisiti specifici e limitazioni sono indicati nella Documentazione.

A.4 Numerazione dedicata: ove utilizzata, l’attivazione/portabilità può dipendere da tempi tecnici e requisiti regolatori dell’operatore di telecomunicazioni; il Cliente deve fornire la documentazione richiesta.

ALLEGATO B – SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT)

1. Disponibilità (Uptime). Agendly si impegna a garantire una disponibilità mensile del Servizio pari ad almeno 99%, calcolata su base mensile.

1.1 Definizioni. Per “Uptime” si intende la percentuale di tempo, nel mese di riferimento, in cui il Servizio è disponibile e raggiungibile in produzione. Per “Downtime” si intende l’indisponibilità totale del Servizio tale da impedire l’utilizzo delle funzionalità essenziali; non costituiscono Downtime i malfunzionamenti parziali o degradazioni, che sono gestiti secondo le classi di severità di cui al punto 5.

1.2 Misurazione. L’Uptime è calcolato su base mensile mediante i sistemi di monitoraggio di Agendly (log e metriche di disponibilità). A richiesta del Cliente, Agendly potrà fornire evidenza ragionevole delle metriche rilevanti, nei limiti della riservatezza e sicurezza.

2. Esclusioni dal calcolo dell’Uptime: (i) manutenzione programmata comunicata con preavviso; (ii) eventi di forza maggiore; (iii) sospensioni per violazione del Cliente; (iv) indisponibilità dovute a connettività o sistemi del Cliente; (v) integrazioni terze.

3. Manutenzione programmata: finestra preferibile sabato con preavviso di almeno 1 giorno lavorativo, salvo urgenze.

4. Supporto: canale email – orario lunedì – venerdì, ore 10 - 19.

5. Classi di severità e tempi indicativi:

Critica (Servizio non disponibile): presa in carico entro 2 ore; ripristino/workaround best effort con priorità massima.
Alta (Funzionalità chiave degradata): presa in carico entro 12 ore; ripristino/workaround best effort.
Media/Bassa (Anomalia non bloccante): presa in carico entro 24 ore; risoluzione in release/patch successive.

6. Rimedi. In caso di mancato rispetto degli SLA, Agendly adotterà rimedi proporzionati e ragionevoli (es. estensione del periodo di servizio, servizi sostitutivi o altre misure concordate), fatti salvi i limiti di cui all’art. 11 dei Termini e gli eventi esclusi dal calcolo dell’Uptime. Eventuali rimedi economici possono essere previsti solo in accordi commerciali separati.

7. Rimedi esclusivi: i rimedi SLA costituiscono l’unico rimedio del Cliente in relazione a violazioni SLA, salvo dolo o colpa grave e nei limiti inderogabili di legge.

ALLEGATO C – ACCORDO DI TRATTAMENTO DATI (DPA) EX ART. 28 GDPR

Tra: (i) il Cliente, in qualità di Titolare del trattamento; e (ii) Agendly S.r.l., in qualità di Responsabile del trattamento.

1. Oggetto e durata: il Responsabile tratta i Dati Personali per fornire il Servizio descritto nei Termini, per la durata del rapporto e per il tempo tecnico necessario alla restituzione/cancellazione.

2. Natura e finalità: gestione chiamate e appuntamenti, hosting e supporto, sicurezza, prevenzione abusi, adempimenti di legge, secondo istruzioni documentate del Titolare.

3. Tipi di dati e categorie di interessati: dati identificativi e di contatto (nome, cognome, telefono, email), dati di appuntamento, eventuali registrazioni/trascrizioni se attivate; interessati: clienti e potenziali clienti del Titolare, e Utenti Autorizzati del Titolare.

4. Istruzioni del Titolare: il Responsabile tratta i dati solo su istruzioni documentate del Titolare. Il Titolare garantisce che le istruzioni sono lecite e coerenti con il GDPR.

5. Riservatezza: il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento sono vincolate da obblighi di riservatezza.

6. Sicurezza (art. 32 GDPR): il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui (a) cifratura in transito; (b) controllo accessi e least privilege; (c) segregazione logica; (d) backup e ripristino; (e) logging e monitoraggio; (f) gestione vulnerabilità.

7. Sub-responsabili: il Titolare autorizza in via generale l’uso dei Sub-responsabili elencati nell’Allegato E. Agendly informerà il Titolare di ogni modifica sostanziale all’elenco, concedendo un termine di 10 giorni per eventuale opposizione motivata. Agendly impone ai Sub-responsabili obblighi equivalenti al presente DPA.

8. Assistenza al Titolare: il Responsabile assiste il Titolare, per quanto ragionevolmente possibile, nel riscontro alle richieste degli interessati e negli adempimenti ex artt. 32-36 GDPR (sicurezza, DPIA, consultazione preventiva).

9. Data breach: il Responsabile notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 48 ore dalla scoperta, fornendo le informazioni disponibili.

10. Restituzione e cancellazione: alla cessazione del Servizio, il Responsabile, su richiesta del Titolare, restituisce i Dati Personali in formato strutturato e cancella i dati dai sistemi entro i termini indicati nei Termini (art. 9.4), salvo obblighi di legge e backup ciclici. I backup sono sovrascritti secondo le policy interne.

11. Audit e conformità: il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare la conformità al presente DPA e consente audit ragionevoli, previa richiesta scritta con preavviso di 15 giorni e nel rispetto di segreti industriali e sicurezza.

12. Trasferimenti extra SEE: ove applicabili, Agendly assicura garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44-49 GDPR (es. SCC) e misure supplementari (es. cifratura) come da Allegato E.

13. Prevalenza: in caso di contrasto tra DPA e Termini, prevale il DPA in materia di protezione dati.

APPENDICE 1 – Dettaglio del trattamento (art. 28, par. 3 GDPR)

Natura del trattamento: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione (per il tempo previsto), consultazione, utilizzo, comunicazione a sub-responsabili, cancellazione.
Finalità del trattamento: erogazione del Servizio (gestione chiamate e appuntamenti, hosting e funzionalità applicative), supporto tecnico, sicurezza e prevenzione abusi, adempimenti di legge.
Tipologie di dati personali: dati identificativi e di contatto, dati di agenda/appuntamento, metadati di comunicazione (timestamp, durata), eventuali trascrizioni/registrazioni ove attivate; dati dei referenti e degli Utenti Autorizzati.
Categorie di interessati: clienti e contatti del Titolare (utenti finali che chiamano), Utenti Autorizzati del Titolare, referenti e personale del Titolare coinvolto nell’esecuzione del rapporto.
Durata del trattamento: per la durata del rapporto e per il tempo tecnico necessario a erogare il Servizio; restituzione/cancellazione secondo Termini e DPA; retention standard 30 giorni salvo diverse istruzioni documentate.

ALLEGATO E – SUB-RESPONSABILI (SUB-PROCESSORS) E LOCALIZZAZIONE

Elenco indicativo da aggiornare periodicamente da parte di Agendly e reso disponibile al Cliente. A titolo esemplificativo, Agendly può avvalersi di fornitori per: hosting/compute/storage; telefonia e terminazione chiamate; sintesi vocale; componenti AI; servizi di monitoraggio e sicurezza. Per ciascun sub-responsabile, Agendly indica (ove applicabile) localizzazione dei dati e garanzie per eventuali trasferimenti extra SEE (es. SCC e misure supplementari).

Il Cliente può richiedere l’elenco aggiornato dei sub-responsabili ai recapiti indicati nei Termini o tramite la Piattaforma.

ALLEGATO F – INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI REFERENTI DEL CLIENTE (ARTT. 13-14 GDPR)

1. Titolare del trattamento: Agendly S.r.l., con sede e recapiti indicati nei Termini.

2. Tipologie di dati trattati: dati identificativi e di contatto dei referenti del Cliente (nome, cognome, email, telefono, ruolo/qualifica), dati amministrativi e fiscali necessari alla gestione del rapporto; ove applicabile, copie e dati contenuti nella documentazione fornita per l’intestazione della numerazione telefonica dedicata, nei limiti di quanto richiesto dall’operatore telefonico e dalla normativa di settore.

3. Finalità e basi giuridiche: a) gestione del rapporto contrattuale e delle fasi precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); b) adempimenti di legge, fiscali e contabili (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR); c) tutela dei diritti di Agendly e prevenzione di frodi/abusi, anche in sede giudiziale (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).

4. Modalità del trattamento e misure di sicurezza: trattamento con strumenti elettronici e/o cartacei, secondo logiche correlate alle finalità indicate, e mediante misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR).

5. Destinatari e categorie di destinatari: fornitori IT e di hosting; operatori di telecomunicazione e fornitori tecnici necessari all’attivazione/gestione della numerazione; consulenti (legali, fiscali) e istituti di credito; Autorità competenti, ove richiesto dalla legge. L’elenco dei fornitori rilevanti può essere richiesto ad Agendly ai recapiti indicati nei Termini.

6. Trasferimenti extra SEE: ove taluni fornitori comportino trasferimenti di dati verso Paesi extra SEE, Agendly adotta garanzie adeguate ai sensi del Capo V GDPR (decisioni di adeguatezza, SCC e misure supplementari, ove necessarie).

7. Periodo di conservazione: i dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità sopra indicate e, in ogni caso, per la durata del rapporto; i dati amministrativi e fiscali sono conservati nei termini previsti dalla normativa applicabile (di regola 10 anni). La documentazione per l’intestazione della numerazione è conservata per il tempo richiesto dall’operatore/obblighi di legge e comunque nei limiti di necessità.

8. Diritti dell’interessato: esercitabili ai sensi degli artt. 15-22 GDPR contattando Agendly ai recapiti indicati nei Termini. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Natura del conferimento: necessario per la gestione del rapporto contrattuale e/o per l’attivazione della numerazione dedicata; l’eventuale rifiuto può comportare l’impossibilità di dare esecuzione al rapporto, in tutto o in parte.

APPROVAZIONE SPECIFICA AI SENSI DEGLI ARTT. 1341 E 1342 C.C.

Il Cliente, previa lettura, approva specificamente, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le seguenti clausole: 4 (Licenza d’uso e Proprietà Intellettuale – limitazioni e divieti), 5.2-5.9 (Custodia credenziali, responsabilità degli accessi, onboarding, numero dedicato e intestazione), 6 e Allegato B (SLA – esclusioni e rimedi), 7 (Obblighi, divieti e responsabilità del Cliente), 8 (Protezione dei dati e limitazioni sui dati trattabili), 10 (Riservatezza), 11 (Manleva e limitazioni di responsabilità), 12 (Sospensione), 13.3 (Clausola risolutiva espressa), 15.2 (Foro esclusivo di Milano), 16.3 (Cessione), 16.6 (Referenze e uso del marchio).